Promulgată după o serie de eforturi şi dezbateri în mediile de specialitate, legea 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică consfinţeşte statutul şi modul de organizare al documentelor informatice în contextul gestionării şi securizării acestora.
Născută pe bazele unor mai vechi idei şi proiecte, legea mai sus menţionată oferă repere calitative în ceea ce priveşte asigurarea materialului documentar creat şi deţinut de toate unităţile care îşi desfăşoară activitatea în mediul de stat sau cel privat. Dar pentru a avea o bună aplicabilitate trebuie evidenţiate şi respectate câteva aspecte menite a construi o fundaţie solidă, atât la nivel conceptual cât şi practic, pe baza căreia să putem conserva fondurile arhivistice şi într-o altă manieră decât cea cea de până acum.
În acest sens, putem evidenţia legătura indisolubilă dintre momentul creării unui document şi stocarea acestuia într-o arhivă virtuală. În fiecare dintre fazele identificabile în ciclul lor de viaţă, documentele electronice trebuie să fie gestionate conform unor proceduri bine stabilite, pentru asigurarea integrităţii şi autenticităţii lor. Astfel, ca să putem vorbi de o arhivă electronică trebuie implementate aplicaţii pentru managementul documentelor, de pildă folosirea unor reţele de tip intranet. Pentru ca o instituţie sau companie să aibă succes, astăzi, mai mult ca oricând, trebuie să beneficieze de un sistem de comunicare rapid şi performant, de un mediu securizat şi eficient de lucru.
Arhitectura unui intranet poate fi configurată ţinând cont de elaborarea unui plan strategic pe termen lung. Pentru aceasta este foarte important să identificăm tipurile de documente existente într-o instituţie sau companie. Interfaţa aleasă, menită a înlesni accesul utilizatorilor logaţi la reţea, trebuie configurată astfel încât să se poată regăsi toate elementele necesare unui flux de documente:
De asemenea, este imperios necesar să acordăm o atenţie deosebită formatului în care vor fi salvate datele şi versiunii aplicaţiei care le-a creat pentru a ajunge la constituirea unei arhive electronice permanente Evident, trebuie să ne asigurăm că suportul de stocare va putea fi citit pe toată durata perioadei de păstrare a datelor. Dar menţinerea în stare bună a acestui suport reprezintă numai jumătate din soluţie: dacă unităţile noi nu citesc formatele sau aplicaţiile media vechi, devenind astfel inaccesibile, trebuie să avem în vedere migrarea documentelor între platformele hardware şi software pe măsura schimbărilor survenite în tehnologie. Dacă până acum se vorbea de durata de viaţă a unui suport de stocare a documentelor (benzi magnetice, CD, DVD sau mai nou discurile Blue Ray) în raport cu asigurarea fondului documentar, se pare că acest aspect nu mai este de interes prioritar, deoarece grija creatorilor şi deţinătorilor de documente se va îndrepta către compatibilizarea periodică a diferitelor sisteme informatice, pentru a asigura păstrarea documentelor conform legislaţiei în vigoare.
Un alt aspect care s-ar desprinde din lucrul practic cu o arhivă electronică, este reprezentat de problema pe care o ridică documentele hibride (cele aflate pe suport de hârtie în combinaţie cu documentele electronice), deoarece pot apărea dificultăţi în colatarea informaţiilor care se referă la aceeaşi problematică; însă acest lucru ar putea fi rezolvat numai printr-o instruire temeinică a personalului cu atribuţii în administrarea unei arhive, respectiv prin punerea accentului pe metodologia corespunzătoare acestui tip de operaţiune arhivistică. Astfel, la documentele create de o instituţie sau companie şi deci aflate în baza de date proprie, trebuie alăturată toată corespondenţa care face obiectul aceleiaşi problematici. Acest lucru îşi va dovedi fezabilitatea numai utilizând soluţii complete de scanare şi mai apoi realizând importuri ale documentelor în cadrul fişierelor deja existente.
Aşadar, putem desprinde faptul că documentele electronice reprezintă atât o oportunitate cât şi o sursă de potenţiale riscuri în ceea ce priveşte gestionarea informaţiilor în cadrul organizaţiilor. Astfel, accesul facil sau căutările interactive pot dezvălui aspecte care nu sunt aplicabile în cazul documentelor aflate pe suport de hârtie. Nu este de neglijat nici alura compactă a arhivei de tip electronic faşă de cea clasică, care nu necesită pentru crearea şi păstrarea acesteia spaţii de depozitare de o mare anvergură. În acelaşi timp, natura fragilă a mediului electronic şi felul dinamic în care tehnologia informaţiei se desfăşoară pot ameninţa integritatea şi autenticitatea unui document, mai ales dacă procedurile de management al acestora nu sunt corect aplicate. Totodată, trebuie găsită o soluţie în ceea priveşte implementarea unor softuri adecvate în toate instituţiile ale căror materiale documentare fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, şi nu doar în cadrul unora dintre ele, lăsând astfel loc pericolului de pierdere a unui procent important de date.
Cum vom putea rezolva aceste aspecte? Care va fi puterea noastră de adaptabilitate la noile provocări ale societăţii informaţionale? Aceste lucruri îşi vor găsi un răspuns constructiv, numai dezvoltând o mentalitate de bună practică printre manageri şi utilizatori.
Hot. nr. 1007 din 4 octombrie 2001 pentru aprobarea strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;
Legea nr. 455 din 18 iulie privind semnătura electronică
Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale;
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
