Indiferent dacă ne place sau nu, majoritatea activităţilor umane dintr-o companie implică lucrul cu „hârtii” – acte, facturi, chitanţe, scrisori, cereri, aprobări. Ne dorim ca aceste “hârtii” să fie structurate electronic. Soluţia pentru toate acestea se numeşte managementul electronic al documentelor, iar prin utilizarea unei soluţii de document management se poate elimina total sau parţial lucrul cu documentele tipărite.
Imediat după oameni, cea mai importantă resursă a unei organizaţii se află în propriile informaţii. Dacă nu gestionăm eficient informaţia, pierdem timp şi bani, prin urmare, nu exploatăm la potenţial maxim procesele de afaceri.
Astăzi, integritatea documentelor este extrem de importantă pentru orice organizaţie. Oricine colaborează în cadrul unei reţele are nevoie de securitate în ce priveşte documentele cu care lucrează. Astfel, nici o persoană neautorizată nu va putea accesa/modifica aceste documente.
Un sistem de document management (SDM) pune la dispoziţie unelte pentru a crea, gestiona, distribui şi controla documente electronice. În acest context, prin document se înţelege un fişier (text, imagine grafică, arhive, e-mail etc.), adică o unitate informaţională identificabilă care există într-un sistem informatic.
Tradiţionalele sisteme de operare ca *NIX şi Windows nu au reuşit să ofere uneltele şi resursele necesare pentru gestiunea documentelor.
Pe masură ce cunoştinţele şi valorile unei companii sunt păstrate şi create din ce în ce mai des în format electronic, multe dintre aceste companii recunosc deja necesitatea unui sistem de document management.
De ce este nevoie de document management?
Înainte de a răspunde la această întrebare, încercaţi să vă răspundeţi la următoarele întrebări:
– oricare angajat poate să găsească repede documente relevante pe care nu le-a creat el?
– dacă nu, cât timp durează în mod tipic “cruciada regăsirii documentelor”?
– cât de des sunt nevoiţi angajaţii companiei să înceapă astfel de “cruciade”?
– poţi să afişezi o listă de documente şi prin simpla parcurgere a listei să ştii care este tipul fiecărui document?
– poţi să asociezi numele unui fişier cu un client sau un partener?
– poţi să intuieşti repede conţinutul unui document?
– sunt documentele în mod constant categorisite şi arhivate?
– cât de repede poţi să aduci laolaltă documentele necesare care de multe ori sunt dispersate în cadrul întregii reţele?
– ai un singur punct de acces către o bază de stocare centralizată astfel încât printr-o singură interogare să fie afişate toate documentele relevante, indiferent de format, locaţie fizică sau aplicaţia sursă?
– poţi controla cine poate vizualiza documente? Dar cine le poate edita?
– ai raportări detaliate cu privire la acţiunile întreprinse de fiecare utilizator în cadrul sistemului asupra oricărui document?
– există în reţea fişiere învechite, “inutile”, care consumă spaţiu şi necesită back-up-uri frecvente?
– există documente importante “pierdute în acţiune”?
– se întâmplă ca trei angajaţi să ia acasă peste week-end acelaşi document numai ca să-şi anuleze unul altuia munca luni de dimineaţă?
– cât de repede poţi obţine o listă cu documente referitoare la o anumită problemă? Sau la un anumit autor?
– poţi localiza repede un document în toată compania referitor la, să zicem, un camion cu îngheţată?
– s-a întâmplat ca un angajat să nu îndeplinească un termen-limită motivând că nu a găsit un document?
– se întâmplă să existe dubii care din copiile unui document este cea corectă?
– şi, de fapt, cui aparţine acel document?
Funcţionalităţi pe care trebuie să le îndeplinească un SDM
În primul rând, SDM nu este un sistem construit pentru documente, ci pentru utilizatori şi în acelaşi timp pentru obiectivele business-ului tău. Un sistem dedocument management îţi oferă controlul asupra cunoştinţelor, informaţiilor şi valorilor companiei. Studiile arată că 80% din “cunoştinţele” companiei sunt stocate ca date nestructurate, cum ar fi documentele. Un sistem de document management oferă posibilitatea de a structura, organiza şi accesa această bază de cunoştinţe. În principal, el trebuie să îndeplinească următoarele funcţionalităţi:
* creare, revizuire, aprobare, distribuire şi arhivare, toate înglobate într-o singură aplicaţie robustă;
* posibilităţi explicite de verificare (check-out şi check-in) care urmăresc accesul utilizatorului şi asigură integritatea documentelor;
* versionare de documente;
* căutare full text în cadrul conţinutului;
* notificări prin e-mail cu privire la verificările şi schimbările survenite asupra documentelor;
* replicare;
* facilităţi extinse de gestionare a drepturilor de acces la documente;
1. Servicii privind lucrul cu documente
Cuprinde un întreg set de funcţionalităţi cum ar fi: salvarea, categorisirea, regăsirea documentelor. Când se creează un document (fişier) este necesară şi introducerea unui set de date asociate documentului (metadată). Metadata cuprinde informaţii ce ajută utilizatorii să gestioneze şi să regăsească documentul.
2. Suport de reţea
SDM oferă posibilitatea de a lucra cu resursele reţelei într-o modalitate total transparentă faţă de utilizator. De exemplu, oferă suport pentru autentificare unică în vederea lucrului cu resursele indiferent de cât de dispersate sunt documentele în interiorul reţelei. De asemenea oferă posibilitatea unei integrări facile cu infrastructura existentă.
3. Securitatea documentelor
Securitatea documentelor aduce în punctul central accesul şi acordarea de drepturi asupra documentelor. Securitatea documentelor implică atât utilizatori individuali, grupuri, cât şi rolurile acestora în cadrul companiei. SDM acordă drepturi şi permisiuni asupra documentelor la nivel de utilizator individual, grup de utilizatori şi roluri.
4. Căutare şi regăsire full-text
Un SDM trebuie să ofere utilizatorilor mai multe posibilităţi de a regăsi informaţia. Căutarea şi regăsirea full-text este o modalitate critică de acces la informaţie, care nu poate fi uşor categorisită sau reprezentată în cadrul profilului documentelor. Căutarea şi regăsirea full-text oferă utilizatorilor un acces foarte larg asupra documentelor acestora prin utilizarea în căutare mai degrabă a conceptelor decât a categoriilor.
5. Arhivare
Reprezintă modalitatea de a muta datele şi fişierele neutilizate şi învechite din baza de documente activă într-o bază secundară. SDM-ul trebuie să ofere posibilitatea regăsirii documentelor arhivate şi, dacă este nevoie, a reactivării acestora. Un SDM oferă posibilitatea de a seta proprietăţile documentelor în vederea arhivării automate pe baza unor criterii stabilite. De exemplu, este de dorit ca notele interne să fie arhivate automat după 90 de zile sau arhivarea tuturor fişierelor referitoare la o anumită problemă, acţiune etc. finalizată.
6. Controlul versiunilor
Versiunea unui document este o copie intermediară sau o actualizare a unui document precedent. Prin crearea şi păstrarea transparentă a versiunilor unui document este posibilă urmărirea evoluţiei acestuia. SDM oferă utilizatorilor posibilitatea, respectând drepturile de acces, să creeze noi versiuni sau să se reîntoarcă la versiunile precedente.
7. Istoricul documentelor
Este esenţială menţinerea unei activităţi de înregistrare a istoricului asociat fiecărui document. În acest sens, se poate întocmi un raport care să descrie fiecare etapă prin care a trecut un document, autorii şi acţiunile întreprinse, când au avut loc acestea (data şi ora) şi natura acţiunilor.
8. Controlul accesului (check-in/check-out)
Datorită faptului că reţelele au devenit un loc comun, editarea şi crearea de documente în mod colaborativ a devenit o practică foarte răspândită.
Un SDM trebuie să furnizeze modalităţi prin care mai mulţi autori să-şi coordoneze activităţile cu privire la unul sau mai multe documente.
SDM oferă această posibilitate prin funcţiile “check-in” şi “check-out”.Când un utilizator editează un document, acesta trece în starea de “check-out”, fiind blocat faţă de ceilalţi utilizatori. Documentul cu starea “check-out” poate fi vizualizat de către alţi utilizatori, dar nu şi editat. Astfel se evită problemele ce pot apărea când mai mulţi utilizatori încearcă să editeze simultan acelaşi document. Cu “check-out” numai un singur utilizator poate edita un document la un moment dat. La final, utilizatorul reîntoarce documentul în starea de “check-in”, acesta devenind iarăşi disponibil pentru editare.
